如何用一個 Notion 儀表板管理多個專案
很長一段時間，我回答不了一個簡單的問題：我的每個專案到底表現如何？
不是因為表現差，而是因為我真的不知道。客戶請款單在 Google 試算表裡，產品分析數據在信箱裡，內容指標散落在三個不同的儀表板上，加上一種「應該還行吧」的模糊感覺。每次想搞清楚真實狀況，都得花一整個晚上拼湊——而且拼出來的答案從來不覺得完全可靠。
那是我最後一次願意對自己的事業靠猜的了。
試算表的墳場
讓我描述一下修正之前，我的專案管理是什麼樣子。我猜其中一些聽起來會很熟悉。
我有一個叫「Projects 2025」的 Google 試算表，裡面有三個分頁。第一個分頁追蹤客戶專案——誰委託的、專案狀態、請款單發了沒、款項收到了沒。第二個分頁追蹤數位產品的表現，在我想到要去看後台的時候才每隔幾天手動更新一次。第三個分頁本來是要追蹤內容指標的，但從二月之後就再也沒更新過。
除了那個試算表，我還有一個獨立的支出試算表。按月份整理，但輸入大概落後了兩個月。Notion 上也有一個頁面用來記錄經常性的工作，但它跟其他所有東西完全斷開，大多時候只是一個寫下樂觀預測然後再也不回頭看的地方。
核心問題不是哪一個工具壞了，而是沒有任何東西跟其他東西互通。不管我想知道哪方面的進展，都得打開三個分頁、交叉比對日期，然後祈禱自己沒有漏掉什麼。得到的答案永遠是大概的，我從來無法完全信任它。
這比聽起來更重要。當你不信任自己的追蹤系統時，你會根據感覺而非數據做決策。我花了整整兩個月把時間灌注在內容創作上，因為「感覺好像在成長」，但實際數字會告訴我，客戶工作每小時投入帶來的價值遠遠更高。因為看不清楚，我在優化錯誤的東西。
打造單一畫面的儀表板
解決方案並不複雜，只是設定起來很煩，所以我一直拖著。但當我下定決心用一個週六下午來搞定，整個系統比預期更快地完成了。
基礎是一個叫做「Transactions」的 Notion 資料庫。每一筆商業活動都進這個資料庫。每筆紀錄有五個屬性：日期、金額、類型（收入或支出）、類別、來源。收入類別有客戶工作、數位產品、內容。支出類別有工具、行銷、進修、雜支。來源則標記具體從哪裡來——哪個客戶、哪個產品、哪個管道。
這一個資料庫透過篩選檢視驅動其他所有東西。以下是我週一早上打開儀表板時看到的內容。
月度概覽。 篩選當月資料，按類型分組的檢視。收入在上，支出在下，每個群組尾端有加總。大約兩秒鐘就能看到這個月的淨收支狀況，完全不需要打開計算機。
各類別表現。 只篩選收入，按類別分組並顯示合計的檢視。這個檢視徹底改變了我分配時間的方式。當我一眼就能看到客戶工作貢獻了大部分成果，而內容占比較小時，該把精力放在哪裡的決策就變得顯而易見。從一堆分散的試算表裡，很難獲得這種清晰度。
月度目標。 每月初我會設定目標——每個類別一個，外加一個總目標。這些存放在一個簡單的連結資料庫中，每季更新一次。儀表板上會用百分比顯示每個目標的進度。一眼就能看出哪個類別超前進度、哪個需要加把勁，不用心算就知道這個月剩下的時間該集中在哪裡。
經常性工作檢視。 這個花了我最長時間才搞定，但也是我最看重的檢視。我另外建了一個小型資料庫專門放經常性的承諾——長期合作客戶、訂閱制產品、持續性的內容合約。它讓我看到基準線：即使這個月什麼新事都不做，合理可預期的工作量。這個基準線是事業的地基，看著它隨時間成長，是一切正朝著對的方向走的最清楚指標。
支出追蹤器。 只篩選支出，按日期排序。沒什麼花俏的。但因為跟專案資料在同一個工作區裡，我真的會去看。以前支出放在獨立的試算表時，我可以好幾週都不理它。現在它就在收入旁邊，那個對比讓我保持誠實。上個月我發現自己一直在為一個一月之後就沒用過的工具每月付 $45，當場就取消了。
取代商業焦慮的週一儀式
儀表板本身只是工具。真正讓它發揮作用的，是圍繞它建立的習慣。
每週一早上，在查看信箱或打開任何專案之前，我花大約十分鐘在儀表板上。記錄週末的交易、看月度概覽確認目標進度、瞄一眼各類別表現看看有沒有什麼變化、掃一下支出追蹤器有沒有異常。
就這樣。十分鐘。而這十分鐘取代了以前每個工作日背景中不斷嗡嗡作響的商業焦慮。沒有儀表板的時候，我可能寫部落格寫到一半突然想到：「等等，兩週前寄的那張請款單，那個客戶付了沒？」現在我知道答案，因為週一已經確認過了。這個問題不會在週三打斷我。
這種清晰度有複利效果。當我發現數位產品的表現連續兩個月持平時，我沒有慌——我去調查了。看了數字之後發現，銷售頁的流量其實增加了，但轉換率下降了，原來是定價頁面上的客戶見證區塊壞掉了。一個下午修好，下個月表現就恢復了。沒有儀表板的話，我可能再過兩三個月才會注意到停滯，而且絕對不可能這麼快找出原因。
同樣的清晰度也適用於成長決策。上一季我在猶豫要不要再接一個長期合作客戶，還是把那些時間拿來開發新的數位產品。儀表板讓這個決定變得很直接。長期合作的工作穩定且可預測，但數位產品的每小時投入成果隨著銷售的複利累積一直在上升。數據清楚地指向開發產品。如果沒有明確的數字，我大概會因為覺得比較安全而選擇接客戶。
我希望更早知道的事
整個過程中學到最大的教訓是，商業可見度不是關於「會不會理財」，而是關於減少你必須憑直覺做的決策數量。每一次你用猜的而不是用查的，就引入了風險。有些猜測會猜對，但經過數月、數年，猜錯的那些會累積成真實錯過的機會，或是花在錯誤地方的心力。
第二個教訓是，系統必須夠輕鬆簡便，否則你會放棄它。我以前試過很精細的追蹤方式：把每筆交易分到子類別、加標籤、連結到專案記錄。大約撐了三週。能持續下來的是簡單版：每筆交易五個欄位、記錄花十五秒、每週花十分鐘回顧。如果比這更久，我就不會做了，而一個你不用的系統比沒有系統更糟。
如果你一直想把專案管理整理好，卻因為覺得是個大工程而一直拖延，我完全理解。建立資料庫結構、設定正確的檢視、搞清楚表格之間的關聯——我已經很熟悉 Notion 了，還是花了一整個下午。如果你從零開始，很可能要花上一整個週末。
這正是為什麼我把儀表板模組做進了 CreatorOS 裡面。交易資料庫、上面說的五個檢視、月度目標追蹤、經常性工作追蹤器，全都預先設定好了。你只要複製到自己的工作區、開始記錄，下週一就能擁有完整的可見度。不需要自己設計資料庫架構，不需要設定檢視，不需要猜該放哪些屬性。
這是一個更大系統的一部分——CreatorOS 還處理你的內容產出流程、客戶 CRM、專案管理和目標追蹤——但老實說，光是儀表板就能省下我好幾個月摸黑前行的時間。如果你在管理多個專案，而目前的系統是「月底再來算」，這就是解決方案。點這裡看看。