我用 Notion CRM 取代了每月 $50 美元的銷售工具
我付了將近一年的 CRM 訂閱費，才意識到自己只用了一小部分功能而已。
每個月，大概 $50 美元從我的帳戶扣走。每個月，我打開 CRM，加幾個聯絡人，把幾筆交易在管線裡移動一下，然後關掉分頁。我從來沒用過自動郵件序列。從來沒設定過潛在客戶評分。也從來沒碰過報表儀表板——唯一的例外是有次截圖發了一則推文。那工具是為十二人的銷售團隊設計的，而我是一個人的團隊。
壓垮駱駝的最後一根稻草，是我想新增一個自訂欄位。一個很簡單的欄位，追蹤每個聯絡人買了我哪些數位產品。CRM 確實有自訂欄位的功能，但被鎖在升級方案後面。升級要多付每月 $30 美元。每個月三十美元，就為了加一個欄位。
那天晚上，我打開 Notion，開始動手建。
一人創作者真正需要 CRM 做什麼
在我講怎麼建之前，我想先釐清：對於一個賣數位產品的一人創作者來說，CRM 到底需要做到什麼。這份清單比企業級 CRM 廠商希望你相信的要短得多。
你需要知道你的聯絡人是誰。 名字、Email、他們怎麼找到你的、買了什麼。這就是核心。
你需要看到對話進展到哪裡。 如果有人寫信問你客製專案的事，或問大量授權的價格，或說他下個月會買——你需要記住這些事，而不是靠腦袋硬記。
你需要準時跟進。 一人銷售中最昂貴的錯誤就是忘記跟進。不是定價不好，不是文案太弱——就只是忘了有人三週前說過「請寄更多資訊給我」。
你不需要 潛在客戶評分演算法、根據行為觸發的自動滴灌序列、區域管理、交易成功率預測，或是跟 Salesforce 的整合。如果你是一個賣數位產品的一人創作者，這些功能不只是不必要——它們還會積極地讓你分心。它們讓你覺得自己應該搞一套複雜的銷售作業流程，但實際上你該做的就是回覆昨天寄信給你的那個人。
實作：四個資料庫，一個儀表板
我的 Notion CRM 有四個互相關聯的資料庫。第一版花了大約兩小時建好，接下來一週又花了一小時微調。以下是每個部分。
聯絡人資料庫。 每一個在商業層面有互動的人都有一筆資料。屬性：姓名、Email、來源（他們怎麼找到我的）、類型（客戶、潛在客戶、合作夥伴、媒體），以及一個關聯到「產品」資料庫的欄位。當有人買了東西，我就把他的聯絡人跟產品連結起來。這樣我只要按一下，就能看到每個產品的所有客戶，以及每個客戶買了哪些產品。
交易資料庫。 這是給可能帶來收入的進行中對話用的。不是每個聯絡人都會變成交易——只有那些有具體需求或機會的才會。屬性：聯絡人（關聯）、狀態（新的、對話中、已發提案、成交、流失）、金額、產品，以及下次行動日期。下次行動日期是最重要的欄位，我的整個跟進系統都靠它驅動。
互動紀錄。 每一次有意義的接觸——Email、私訊、通話、留言——都以一行紀錄的方式關聯到對應的聯絡人。我不會什麼都記錄。我只記那些之後可能需要回想的事。「他提到預算會在第二季批准」值得記。「他按讚了我的推文」不值得。
產品資料庫。 我的數位產品，每個都有價格、上線日期等屬性，以及關聯回「聯絡人」（客戶）和「交易」的欄位。這讓我可以從單一產品的角度看到誰買了、目前有哪些相關對話正在進行。
儀表板是一個 Notion 頁面，上面有各資料庫的篩選檢視。我的每日檢視顯示下次行動日期在今天或更早的交易。這是我每天早上唯一需要看的檢視——快速掃過就好，最多幾分鐘——它會精確告訴我今天該聯繫誰、為什麼。
為什麼這比「正規」CRM 更適合我
我想說清楚：我的 Notion CRM 在技術層面上並沒有比專業 CRM 好。它不能發自動郵件。它沒有可以推播通知的手機 App。它也不會自動跟我的行事曆同步。
但對我來說，它更好用，有三個具體原因。
我真的會用它。 這是最重要的一點。我付費的 CRM 是一個我心不甘情不願才打開的工具。而我的 Notion CRM 就住在我做所有其他事情的同一個工作區裡——規劃內容、管理產品、追蹤收入。我隨時都看得到它。我不知不覺就會更新它，因為它就在那裡，緊挨著我本來就在用的東西。
最好的 CRM 就是你真的會去更新的那一個。一套每月 $200 美元但資料一直過時的工具，比不上一個你每天都在維護的免費 Notion 資料庫。
它完全契合我的工作流程。 我是根據自己的工作方式來建的，不是根據 CRM 廠商想像中的通用業務員來建的。欄位是我需要的欄位。檢視顯示的是我在意的東西。沒有雜亂、沒有空蕩蕩的區塊讓我覺得「應該要」去填，沒有功能在那邊讓我因為沒用到而感到內疚。
它不花錢。 Notion 的免費方案就能應付。就算用付費方案，CRM 也不是額外的成本——我本來就因為其他原因在付 Notion 了。退掉舊的 CRM，每年省下幾百美元，那些錢之前全花在我從來沒用到的功能上。我不再需要為了「支付追蹤銷售的成本」而多賺那一筆了。
那個真正能成交的跟進系統
整個系統中最有價值的部分是跟進自動化——我用「自動化」這個詞有點寬鬆，因為它其實就是一個篩選檢視加上一個每日習慣。
我管線裡的每筆交易都有一個下次行動日期。當我結束一段對話或發出提案後，我會設定下次行動日期，決定什麼時候該回頭看看。三天——如果是很積極的潛在客戶。一週——如果對方說需要考慮一下。兩週——如果對方已讀不回。
每天早上，我的儀表板會顯示下次行動日期在今天或更早的交易。我逐一檢視。有些發一封簡短的跟進信。有些更新一下狀態。有些因為過了太久而直接移到「流失」。
這個簡單的系統——設定日期、檢查日期、採取行動——取代了我舊 CRM 試圖用自動序列、提醒郵件和通知系統來解決的問題。那些自動化更精密，但並沒有更有效。它用不同的方式運作，把我從流程中移除了。但我不想被移除。我的聯絡人名單夠小，親自關注就是我的競爭優勢。
當有人收到我的跟進訊息，那真的就是我本人寫的。我記得我們聊了什麼，因為我在互動紀錄裡有記。我會提到他們說過的具體細節。這做法沒辦法規模化，而這正是重點。我不是要把潛在客戶擴展到一萬人。我要的是跟幾百個真正在乎我做的產品的人，維持真實的關係。
如果重新來過，我會怎麼做
如果讓我從頭再建一次，我會從更簡單的版本開始。我的第一版有六個資料庫。一週之內我就合併了其中兩個，因為分開反而製造更多摩擦而非更多清晰度。先從「聯絡人」和「交易」開始就好。等到你發現自己開始忘記對話內容時，再加「互動紀錄」。等你有多個產品、需要看交叉關聯時，再加「產品」資料庫。
我也會在第一天就設定好跟進檢視。我是在第二週才建的，而那第一週我漏掉了兩次跟進，還是碰巧才發現的。每日篩選檢視是整個系統的引擎。其他一切都是儲存。跟進檢視才是把儲存轉化為行動的關鍵。
如果你現在正在付費訂閱一套幾乎沒在用的 CRM，或者你一直想建某種聯絡人追蹤系統，但被專業工具的複雜度嚇退了——試試先在 Notion 裡建。給它兩週時間。如果不適合你的做事方式，隨時可以回去用付費工具。但我猜你會跟我一樣發現，簡單不是一種限制——它正是這套系統之所以有效的全部原因。
我在文章中描述的 Notion CRM 佈局——包括資料庫架構、儀表板模板和跟進系統——都是 Creator OS（Notion 模板） 的一部分。它已經預先建好，可以直接複製到你的工作區，連同我用來在 Notion 裡經營整個事業的完整作業系統。