당신의 Notion 워크스페이스가 발목을 잡는 이유 (그리고 해결법)
Notion을 좋아합니다. 그리고 오랫동안 잘못 사용했습니다.
제 워크스페이스는 걸작이었습니다. 각각 십여 개 속성을 가진 중첩 데이터베이스. 여러 개의 필터 뷰를 가진 대시보드. 콘텐츠 캘린더가 프로젝트 트래커에 연결되고, 그것이 CRM에 연결되고, 다시 습관 트래커에 연결되는. 모든 것이 관계형 데이터베이스의 아름다운 그물망으로 서로 연결되어 있었습니다.
스크린샷으로 보면 대단했습니다. 실제로 일을 하는 데는 끔찍했습니다.
일하려고 앉을 때마다 처음 15분을 맞는 페이지로 이동하고, 상태를 업데이트하고, 모든 것이 제대로 연결되어 있는지 확인하는 데 썼습니다. 시스템을 사용하는 게 아니라 유지보수하고 있었습니다. 생산성을 높이라고 설계된 도구가 가장 큰 생산성 저하 요인이 되어 있었습니다.
공감이 된다면, 아마 Notion 워크스페이스가 너무 복잡한 겁니다. 제가 처음부터 다시 만들어 시스템 관리에 쓰는 시간을 크게 줄인 방법을 소개합니다.
복잡성의 함정
Notion은 무한히 유연합니다. 그것이 가장 큰 강점이면서 대부분의 워크스페이스가 3개월 안에 못 쓰게 되는 이유이기도 합니다.
Notion을 처음 접하면 예측 가능한 단계를 겪습니다. 정교한 설정에 대한 YouTube 영상을 봅니다. 수십 개의 상호 연결된 데이터베이스가 있는 템플릿을 다운로드합니다. 있을 수 있는 모든 워크플로를 처리하는 무언가를 만드느라 주말을 보냅니다.
문제는 실제 현재가 아닌 가상의 미래를 위해 만들었다는 것입니다. 시작하지도 않은 프로젝트를 위한 데이터베이스를 만들었습니다. 확인하지 않을 메타데이터를 위한 속성을 추가했습니다. 읽지 않을 보고서를 위한 뷰를 만들었습니다.
워크스페이스의 불필요한 요소 하나하나가 마찰을 추가합니다. 개별적으로는 대단치 않습니다——사용하지 않는 섹션을 스크롤해 지나가는 데 몇 초, 해당되지 않는 속성을 건너뛰는 데 또 몇 초. 하지만 그 초들이 매번의 상호작용, 매일 쌓입니다. 일주일은 물론 일 년 단위로 보면, 그 누적된 시간 낭비는 결코 무시할 수 없습니다.
워크스페이스 재구축이 필요한 3가지 신호
신호 1: Notion 열기를 피한다
할 일 목록이 Notion에 있는데 Notion 여는 게 귀찮아서 책상에 따로 포스트잇을 붙이고 있다면, 워크스페이스가 너무 복잡합니다. 도구는 포스트잇보다 빨라야지, 느려서는 안 됩니다.
신호 2: 하는 것보다 업데이트에 더 많은 시간을 쓴다
일주일간 추적해 보세요. 하루에 몇 분을 상태 변경, 데이터베이스 간 항목 이동, 시스템 유지보수에 쓰고 있나요? 5분 이상이면, 생산성 시스템이 아니라 관리 시스템을 만든 겁니다.
신호 3: 찾을 수가 없다
아이러니하지만 흔합니다. 모든 것을 정리하려고 설계한 워크스페이스가 레이어가 너무 깊어서 특정 메모를 찾으려면 4번 클릭하고 검색까지 해야 합니다. 어디에 뭐가 있는지 기억이 안 나서 Notion 검색을 자주 쓴다면, 구조가 당신에게 불리하게 작동하고 있는 겁니다.
미니멀리스트 Notion 프레임워크
워크스페이스를 재구축한 방법을 소개합니다. 목표는 급진적 단순함: 1인 크리에이터로서 전체 워크플로를 지원하면서 가능한 최소한의 페이지, 데이터베이스, 속성.
인박스 5개가 아닌 1개
이전에는 콘텐츠 아이디어, 제품 아이디어, 업무 태스크, 개인 태스크, 잡다한 메모를 위한 별도의 인박스가 있었습니다. 이제 1개입니다. 모든 것이 하나의 인박스 데이터베이스에 들어갑니다. 하나의 속성이 유형을 결정합니다. 하나의 뷰가 전부를 보여줍니다. 다른 뷰는 집중이 필요할 때 유형별로 필터링합니다.
이것이 작동하는 이유: 캡처는 마찰 없이 이루어져야 합니다. 아이디어가 떠올랐을 때, 5개 데이터베이스 중 어디에 속하는지 결정하는 것은 가장 하기 싫은 일입니다. 인박스에 던져 넣으세요. 나중에 정리하세요. 아니면 정리하지 않아도 됩니다. 대부분의 인박스 항목은 빨리 처리되거나 결국 중요하지 않은 것으로 드러나니까요.
데이터베이스 최대 3개
전체 워크스페이스가 3개의 데이터베이스로 돌아갑니다. 들어오는 모든 것을 위한 인박스. 한 번 앉아서 끝낼 수 없는 것을 위한 프로젝트 데이터베이스. 블로그 글, 소셜 미디어, 이메일을 위한 콘텐츠 데이터베이스.
그게 전부입니다. CRM 없음. 습관 트래커 없음. 읽을거리 데이터베이스 없음. 그것들이 중요하지 않아서가 아니라, 기본 워크스페이스에 있을 필요가 없기 때문입니다. 자체 데이터베이스가 필요한 것은 아마 별도 도구이지, 또 다른 Notion 테이블이 아닙니다.
각 데이터베이스의 속성은 5개 이하. 구체적으로 어떤 의사결정에 도움이 되는지 지목해서 정당화할 수 없는 속성은 삭제합니다.
2클릭 규칙
자주 하는 모든 동작은 홈페이지에서 2클릭 이내에 도달할 수 있어야 합니다. Notion을 열고, 한 번 클릭. 매일 사용하는 것에 도달하는 데 3클릭 이상 걸리면 구조가 잘못된 겁니다.
홈페이지에는 4개 섹션이 있습니다. 오늘의 태스크(오늘 마감인 항목을 보여주는 인박스 필터 뷰). 진행 중인 프로젝트(진행 중 항목을 보여주는 프로젝트 데이터베이스 필터 뷰). 이번 주 콘텐츠(이번 주 스케줄을 보여주는 콘텐츠 데이터베이스 필터 뷰). 빠른 캡처(인박스에 새 항목을 추가하는 버튼).
그게 홈페이지 전부입니다. 위젯 16개짜리 대시보드 없음. 동기부여 인용구 없음. 연간 목표를 추적하는 프로그레스 바 없음. Notion을 열었을 때 봐야 할 4가지만.
속성 없애기
이것이 Notion 맥시멀리스트에서 회복 중인 사람에게 가장 어려운 부분입니다. 아마 우선순위, 상태, 마감일, 카테고리, 태그, 담당자, 관련 프로젝트, 메모, URL, 생성일, 마지막 수정일, 예상 시간, 실제 시간, 난이도 같은 속성을 가진 데이터베이스가 있을 겁니다.
대부분은 허세입니다. 정리된 느낌만 줄 뿐 더 생산적으로 만들지는 않습니다.
제가 남긴 것은 이겁니다. 상태: 3가지 옵션만, 할 일, 하는 중, 완료. 마감일: 기한이 있을 때. 유형: 어떤 종류인지. 그게 전부. 속성 3개.
예상 시간 대 실제 시간은 추적하지 않습니다. 그 데이터를 한 번도 보지 않았으니까요. 우선순위 레벨도 사용하지 않습니다. 모든 것에 우선순위 태그가 있으면 아무것도 우선순위가 아닌 것과 같으니까요. 중요한 것을 수동으로 리스트 위에 올릴 뿐입니다. 1초 걸리고 실제로 작동합니다.
이전 계획
현재 워크스페이스가 복잡하다면, 그 자리에서 단순화하려 하지 마세요. 몇 시간 동안 이것저것 옮기다가 하이브리드 엉망이 됩니다. 새로 시작하세요.
1일차: 새 워크스페이스 구축. 최소 속성으로 3개 데이터베이스 생성. 4개 섹션으로 홈페이지 설정. 약 1시간이면 됩니다.
2일차: 활성 항목만 이동. 기존 워크스페이스를 보고 현재 작업 중인 것만 이동. 언젠가 할 수도 있는 것이 아닌. 보관된 프로젝트가 아닌. 활성 상태인 것만. 30일간 손대지 않은 것은 기존 워크스페이스에 두세요.
3~7일차: 새 워크스페이스만 사용. 기존 것은 남겨두되 열지 않기. 기존 워크스페이스에서 뭔가 필요하면 그 특정 항목만 이동. 일주일 후면 뭐가 진짜 중요하고 뭐가 불필요한 짐이었는지 정확히 알게 됩니다.
30일차: 기존 워크스페이스 아카이브. 한 달 후면 정말 중요한 것은 전부 이동했을 겁니다. 나머지는 기존 워크스페이스에서 동결시킬 수 있습니다. 아마 다시 열 일은 없을 겁니다.
템플릿에 대해
좋은 템플릿은 이 전체 과정을 지름길로 만듭니다. 자신만의 미니멀 워크스페이스를 설계하는 대신, 이미 본질로 정리된 것에서 시작할 수 있습니다.
핵심은 데모 영상에서 인상적으로 보이는 템플릿이 아니라, 실제로 일하는 방식에 맞게 설계된 템플릿을 고르는 것입니다. 크리에이터에게는 프로젝트 매니저나 학생과 다른 것이 필요합니다. 데이터베이스, 뷰, 워크플로가 디지털 제품을 만들고 판매하는 리듬에 맞아야 합니다.
CreatorOS는 제 워크스페이스 재구축 후에 만든 템플릿입니다. 이 글의 모든 원칙을 따릅니다: 3개 핵심 데이터베이스, 최소 속성, 모든 것에 2클릭 접근. 콘텐츠, 제품, 비즈니스 운영을 하나의 워크스페이스에서 관리하는 1인 크리에이터를 위해 특별히 설계되었습니다.
템플릿을 사용하든 처음부터 만들든, 원칙은 같습니다: 구조를 줄이고, 마찰을 줄이고, 더 많은 일을 합니다. Notion 워크스페이스는 스택에서 가장 정교한 도구가 아니라 가장 단순한 도구여야 합니다.
최고의 생산성 시스템은 실제로 사용하는 것. 그리고 방해가 되지 않을 때만 사용하게 됩니다.