월 5만 원짜리 영업 툴을 대체한 나의 Notion CRM
거의 1년 동안 CRM 비용을 내고 있었는데, 어느 날 문득 깨달았습니다. 기능의 극히 일부밖에 안 쓰고 있었다는 걸요.
매달 $50 가량이 빠져나갔습니다. 매달 CRM을 열어서 연락처 몇 개 추가하고, 딜 몇 개를 파이프라인에서 옮기고, 탭을 닫았습니다. 이메일 시퀀스는 한 번도 안 썼습니다. 리드 스코어링도 설정한 적 없습니다. 리포팅 대시보드는 트윗용 스크린샷 한 번 찍은 게 전부였습니다. 그 툴은 12명짜리 영업팀을 위해 만들어진 거였는데, 저는 혼자였으니까요.
결정적인 순간은 커스텀 필드를 추가하려고 했을 때 찾아왔습니다. 각 연락처가 제 디지털 제품 중 어떤 걸 구매했는지 추적하는 간단한 필드를 원했을 뿐이었습니다. CRM에 커스텀 필드 기능은 있었지만, 상위 플랜에서만 사용할 수 있었습니다. 업그레이드 비용은 월 30달러 추가. 컬럼 하나 추가하는 데 월 30달러라니.
그날 밤 Notion을 열고 직접 만들기 시작했습니다.
1인 크리에이터가 CRM에서 진짜 필요한 것
구축 과정을 설명하기 전에, 디지털 제품을 파는 1인 운영자에게 CRM이 해줘야 할 일이 뭔지 먼저 짚고 넘어가겠습니다. 엔터프라이즈 CRM 업체들이 믿게 만들려는 것보다 훨씬 짧은 목록입니다.
내 연락처가 누구인지 알아야 합니다. 이름, 이메일, 어디서 나를 알게 됐는지, 뭘 샀는지. 이게 핵심입니다.
대화가 어디까지 진행됐는지 파악해야 합니다. 누군가 커스텀 프로젝트에 대해 메일을 보냈거나, 대량 라이선스에 대해 물었거나, 다음 달에 사겠다고 했다면 — 머릿속에만 의존하지 않고 기억할 수 있어야 합니다.
제때 팔로업해야 합니다. 1인 영업에서 가장 비싼 실수는 팔로업을 잊는 겁니다. 나쁜 가격 책정도, 약한 카피도 아닙니다 — 그냥 3주 전에 누군가 "자료 좀 보내주세요"라고 했던 걸 까먹는 거예요.
필요 없는 것들도 있습니다. 리드 스코어링 알고리즘, 행동 트리거 기반 자동 드립 시퀀스, 영역 관리, 딜 성사 확률 예측, Salesforce 연동 같은 것들이요. 디지털 제품을 파는 1인 크리에이터라면 이런 기능들은 불필요한 수준이 아니라 적극적으로 방해가 됩니다. 복잡한 영업 오퍼레이션을 해야 할 것 같은 기분이 들게 만들지만, 실제로 해야 할 일은 어제 메일 보낸 사람한테 답장하는 것뿐인데 말이죠.
구축: 네 개의 데이터베이스, 하나의 대시보드
제 Notion CRM은 네 개의 연결된 데이터베이스로 구성되어 있습니다. 첫 번째 버전을 만드는 데 약 2시간, 이후 일주일간 다듬는 데 1시간 정도 걸렸습니다. 각각을 설명드리겠습니다.
연락처 데이터베이스. 비즈니스 맥락에서 교류하는 모든 사람을 기록합니다. 속성: 이름, 이메일, 유입 경로(어디서 나를 찾았는지), 유형(고객, 리드, 협업자, 언론), 그리고 제품 데이터베이스와의 관계(Relation). 누군가 제품을 구매하면 해당 연락처를 제품에 연결합니다. 이렇게 하면 클릭 한 번으로 모든 제품의 고객을, 그리고 모든 고객의 구매 제품을 볼 수 있습니다.
딜 데이터베이스. 매출로 이어질 수 있는 진행 중인 대화를 위한 공간입니다. 모든 연락처가 딜이 되는 건 아니고, 구체적인 요청이나 기회가 있는 경우만 해당됩니다. 속성: 연락처(Relation), 상태(신규, 대화 중, 제안서 전달, 성사, 실패), 금액, 제품, 그리고 다음 행동 날짜. 이 다음 행동 날짜가 가장 중요한 필드입니다. 제 팔로업 시스템 전체를 이끌어주는 핵심이거든요.
상호작용 로그. 의미 있는 모든 접점 — 이메일, DM, 통화, 댓글 — 을 연락처에 연결된 한 줄 항목으로 기록합니다. 모든 걸 기록하진 않습니다. 나중에 기억해야 할 만한 것만 기록합니다. "예산 승인이 2분기에 이뤄진다고 했음"은 기록할 가치가 있습니다. "내 트윗에 좋아요 눌렀음"은 아닙니다.
제품 데이터베이스. 제 디지털 제품들이며, 가격, 출시일, 연락처(고객)와 딜로의 관계(Relation) 속성을 갖습니다. 이를 통해 제품별로 누가 뭘 샀는지, 어떤 대화가 진행 중인지 한눈에 볼 수 있습니다.
대시보드는 각 데이터베이스의 필터링된 뷰가 모인 하나의 Notion 페이지입니다. 제 일일 뷰는 다음 행동 날짜가 오늘이거나 지난 딜들을 보여줍니다. 매일 아침 확인하는 뷰는 이것뿐입니다. 빠르게 훑어보는 것만으로 — 기껏해야 몇 분 — 누구에게 왜 연락해야 하는지 정확히 알 수 있습니다.
왜 이게 진짜 CRM보다 더 잘 작동하는가 (나한테는)
솔직히 말하겠습니다. 제 Notion CRM이 기술적인 면에서 전용 CRM보다 뛰어나진 않습니다. 자동 이메일을 보낼 수 없고, 푸시 알림이 있는 모바일 앱도 없고, 캘린더와 자동으로 연동되지도 않습니다.
하지만 저한테는 세 가지 구체적인 이유로 더 좋습니다.
실제로 사용합니다. 이게 가장 중요합니다. 유료 CRM은 억지로 여는 도구였습니다. Notion CRM은 콘텐츠를 기획하고, 제품을 관리하고, 매출을 추적하는 — 다른 모든 일을 하는 같은 워크스페이스 안에 있습니다. 항상 눈에 보입니다. 의식하지 않아도 업데이트하게 됩니다. 이미 작업하고 있는 다른 것들 바로 옆에 있으니까요.
최고의 CRM은 실제로 업데이트하는 CRM입니다. 데이터가 낡은 월 $200짜리 툴보다 매일 관리하는 무료 Notion 데이터베이스가 더 가치 있습니다.
제 워크플로우에 딱 맞습니다. CRM 업체가 상상하는 일반적인 영업사원이 아니라, 제가 일하는 방식에 맞게 만들었습니다. 필드는 제가 필요한 것들이고, 뷰는 제가 신경 쓰는 것만 보여줍니다. 쓸데없는 게 없고, 채워야 "할 것 같은" 빈 섹션도 없고, 안 쓴다고 죄책감 주는 기능도 없습니다.
비용이 들지 않습니다. Notion 무료 플랜으로도 충분합니다. 유료 플랜을 쓰더라도 CRM은 추가 비용이 아닙니다 — 이미 다른 이유로 Notion을 구독하고 있으니까요. 기존 CRM을 해지하면서 연간 수십만 원이 절약됐는데, 그건 한 번도 쓰지 않은 기능들에 쓰이던 돈이었습니다. 영업을 추적하는 비용을 위해 더 이상 억지로 벌어야 할 필요가 없어진 거죠.
실제로 딜을 성사시키는 팔로업 시스템
전체 세팅에서 가장 가치 있는 부분은 팔로업 자동화인데, "자동화"라는 단어를 느슨하게 쓰고 있습니다. 실제로는 필터링된 뷰 하나와 매일의 습관이 전부거든요.
파이프라인의 모든 딜에는 다음 행동 날짜가 있습니다. 대화를 마치거나 제안서를 보내면, 다시 확인해야 할 시점으로 다음 행동 날짜를 설정합니다. 따뜻한 리드는 3일, 생각해보겠다고 한 사람은 1주일, 연락이 끊긴 사람은 2주일.
매일 아침 대시보드에서 다음 행동 날짜가 오늘이거나 지난 딜을 확인합니다. 하나씩 살펴봅니다. 어떤 건 짧은 팔로업 이메일을 보냅니다. 어떤 건 상태를 업데이트합니다. 어떤 건 충분한 시간이 지났기에 "실패"로 옮깁니다.
이 단순한 시스템 — 날짜를 정하고, 날짜를 확인하고, 행동하기 — 이 기존 CRM이 자동 시퀀스, 리마인더 이메일, 알림 시스템으로 해결하려 했던 걸 대체했습니다. 자동화는 더 정교했지만, 더 잘 작동하지는 않았습니다. 다르게 작동했을 뿐이고, 그 과정에서 저를 프로세스에서 제외시켰습니다. 저는 프로세스에서 제외되고 싶지 않습니다. 제 연락처 수는 충분히 적어서, 개인적인 관심이 곧 경쟁력이니까요.
누군가 저한테서 팔로업을 받으면, 진짜 저한테서 온 겁니다. 상호작용 데이터베이스에 기록해뒀기 때문에 우리가 뭘 얘기했는지 기억합니다. 상대가 했던 구체적인 말을 언급합니다. 이건 확장 가능하지 않은데, 그게 바로 핵심입니다. 만 명의 리드로 확장하려는 게 아닙니다. 제가 만드는 제품에 관심 있는 수백 명과 진심 어린 관계를 유지하려는 겁니다.
다시 만든다면 이렇게 하겠습니다
처음부터 다시 만든다면, 더 단순하게 시작하겠습니다. 첫 번째 버전에는 데이터베이스가 6개였는데, 일주일 만에 2개를 합쳤습니다. 분리가 명확함보다 마찰을 더 만들었거든요. 연락처와 딜로 시작하세요. 대화를 자꾸 잊게 될 때 상호작용 로그를 추가하세요. 제품이 여러 개가 되어 교차 참조가 필요해질 때 제품 데이터베이스를 추가하세요.
또한 팔로업 뷰를 첫날부터 설정하겠습니다. 저는 2주차에 만들었는데, 첫 주에 팔로업 2건을 놓쳐서 우연히 발견했습니다. 일일 필터 뷰가 전체 시스템의 엔진입니다. 나머지는 저장소일 뿐이고, 팔로업 뷰가 저장소를 행동으로 바꿔줍니다.
지금 거의 사용하지 않는 CRM에 비용을 내고 있거나, 연락처 관리 시스템을 만들어야겠다고 생각하면서도 전용 툴의 복잡함에 망설이고 있다면, Notion으로 먼저 만들어보세요. 2주만 써보세요. 본인의 운영 방식에 안 맞으면 언제든 유료 툴로 돌아갈 수 있습니다. 하지만 저처럼 발견하게 될 거라고 생각합니다 — 단순함이 한계가 아니라, 바로 그게 작동하는 이유라는 걸요.
*여기서 설명한 Notion CRM 레이아웃 — 데이터베이스 스키마, 대시보드 템플릿, 팔로업 시스템 포함 — 은 **Creator OS (Notion Template)*의 일부입니다. 워크스페이스에 바로 복제할 수 있도록 미리 만들어져 있으며, 제가 Notion 하나로 전체 비즈니스를 운영하는 데 사용하는 운영 시스템의 나머지 부분도 함께 포함되어 있습니다.