月額5,000円のCRMをやめて、Notionで自分だけの顧客管理を作った話
CRMにほぼ1年も課金し続けて、ようやく気づいたんです。機能のほんの一部しか使ってないって。
毎月だいたい50ドルが口座から消えていく。毎月CRMを開いて、連絡先をいくつか追加して、案件をパイプラインで動かして、タブを閉じる。メールのシーケンス機能は一度も使わなかった。リードスコアリングも設定しなかった。レポートダッシュボードは一度だけ、ツイート用にスクショを撮るために開いただけ。そのツールは12人の営業チーム向けに作られたもの。僕はひとりチームだった。
決定打になったのは、カスタムフィールドを追加しようとしたとき。連絡先ごとに、どのデジタルプロダクトを購入したかを記録するシンプルなフィールドが欲しかっただけ。CRMにはカスタムフィールド機能があったけど、上位プランじゃないと使えない。アップグレード費用は月30ドル追加。カラムを1つ追加するために、月30ドル。
その夜、Notionを開いて作り始めました。
個人クリエイターがCRMに本当に必要なもの
作り方を説明する前に、デジタルプロダクトを売っている個人にとって、CRMが何をすべきかを整理しておきたい。エンタープライズ向けCRMのベンダーが信じ込ませようとしているリストよりも、ずっと短いリストです。
連絡先の情報を把握すること。 名前、メール、どこで自分を知ったか、何を買ったか。これがコア。
やりとりの状況を把握すること。 カスタム案件について相談があった人、ボリュームライセンスについて聞いてきた人、「来月買います」と言った人 — こういうことを記憶に頼らず覚えておく必要がある。
タイミングよくフォローアップすること。 個人の営業活動で一番コストの高いミスは、フォローアップを忘れること。価格設定のミスでもなく、コピーの弱さでもない — 3週間前に「もう少し情報を送ってください」と言われたことを、ただ忘れてしまうこと。
必要ないもの。 リードスコアリングのアルゴリズム、行動トリガーに紐づいた自動ドリップシーケンス、テリトリー管理、案件の成約確率予測、Salesforceとの連携。個人クリエイターとしてデジタルプロダクトを売っているなら、これらの機能は不要なだけでなく、むしろ邪魔になる。複雑な営業オペレーションをやらなきゃいけない気分にさせられるけど、本当にやるべきことは昨日メールをくれた人に返信することだったりする。
構築：4つのデータベース、1つのダッシュボード
僕のNotion CRMは、4つの連携したデータベースでできています。最初のバージョンは約2時間で作り、その後1週間かけてさらに1時間ほど改良しました。それぞれ説明します。
連絡先データベース。 ビジネスに関わるやりとりをした人は全員登録。プロパティは、名前、メール、ソース（どこで知ったか）、タイプ（顧客、リード、コラボレーター、メディア）、そしてプロダクトデータベースへのリレーション。誰かが何かを買ったら、その連絡先をプロダクトにリンクする。これで、どのプロダクトにどの顧客がいるか、どの顧客がどのプロダクトを持っているかが、ワンクリックで見える。
案件データベース。 収益につながる可能性がある進行中の会話を管理する場所。すべての連絡先が案件になるわけではなく、具体的な依頼や機会がある場合だけ。プロパティは、連絡先（リレーション）、ステータス（新規、会話中、提案送付済み、成約、失注）、金額、プロダクト、そして次のアクション日。この次のアクション日が最も重要なフィールドで、フォローアップシステム全体がこれで動いている。
やりとりログ。 意味のあるタッチポイント — メール、DM、通話、コメント — を連絡先に紐づけて1行で記録。全部は記録しない。あとで思い出す必要がありそうなことだけ記録する。「Q2に予算承認があると言っていた」は記録する価値がある。「ツイートにいいねしてくれた」は違う。
プロダクトデータベース。 デジタルプロダクトそれぞれに、価格、リリース日、そして連絡先（顧客）と案件へのリレーションを設定。これで、プロダクトごとに誰が買ったか、どんな会話が進行中かが一目でわかる。
ダッシュボードは、各データベースのフィルタービューを配置した1つのNotionページ。毎日見るビューには、次のアクション日が今日以前の案件だけが表示される。毎朝チェックするのはこのビューだけ。さっと確認するだけで — せいぜい数分 — 誰に、なぜ連絡すべきかが正確にわかる。
なぜ専用CRMより（僕にとっては）うまくいくのか
正直に言います。僕のNotion CRMは、技術的な意味では専用CRMに勝てない。自動メール送信はできない。プッシュ通知付きのモバイルアプリもない。カレンダーとの自動連携もない。
でも、僕にとっては3つの明確な理由で優れている。
実際に使っている。 これが一番大事。有料CRMは、しぶしぶ開くツールだった。Notion CRMは、他のすべて — コンテンツの企画、プロダクト管理、売上の記録 — と同じワークスペースの中にある。常に目に入る。意識せずにアップデートしている。すでに作業している場所のすぐ隣にあるから。
最高のCRMは、実際にアップデートするCRM。月額200ドルのツールでもデータが古ければ、毎日メンテナンスしている無料のNotionデータベースより価値がない。
自分のワークフローにぴったり合っている。 CRMベンダーが想像する「一般的な営業担当者」ではなく、自分の働き方に合わせて作った。フィールドは自分が必要なもの。ビューは自分が見たいもの。ごちゃごちゃもないし、「本来は」埋めるべき空のセクションもないし、使っていないことに罪悪感を感じさせる機能もない。
コストがゼロ。 Notionの無料プランで十分に対応できる。有料プランでも、CRMは追加コストにならない — 他の理由ですでにNotionに課金しているから。以前のCRMを解約して年間数万円が浮いた。それは一度も使わなかった機能のために払い続けていたお金。売上を管理するためのコストを賄うためだけに、稼ぎ続ける必要がなくなったということ。
本当に案件を成約させるフォローアップの仕組み
この仕組み全体で一番価値があるのは、フォローアップの自動化。「自動化」という言葉は大げさかもしれない。実際にはフィルタービューと毎日の習慣だけ。
パイプラインのすべての案件に次のアクション日がある。会話が終わったり提案を送ったりしたら、次にチェックすべきタイミングで次のアクション日を設定する。温度感の高いリードなら3日後。考える時間が必要と言われたら1週間後。返信が途絶えた人には2週間後。
毎朝、ダッシュボードに次のアクション日が今日以前の案件が表示される。1つずつ対応していく。簡単なフォローアップメールを送るものもあれば、ステータスを更新するものもある。十分な時間が経ったものは「失注」に移動する。
このシンプルな仕組み — 日付を設定、日付を確認、アクションを取る — が、以前のCRMが自動シーケンス、リマインダーメール、通知システムで解決しようとしていたことを置き換えた。自動化はたしかに洗練されていたけど、より良く機能したわけではない。プロセスから自分を切り離す形で機能していた。僕はプロセスから切り離されたくない。連絡先リストが十分小さいから、パーソナルな対応そのものが競争優位なんです。
誰かがフォローアップを受け取ったとき、それは本当に僕から来ている。やりとりデータベースに記録してあるから、何を話したか覚えている。相手が言った具体的なことに触れる。これはスケールしない。それがポイント。1万件のリードにスケールしようとしているわけじゃない。自分が作るプロダクトに興味を持ってくれる数百人と、本物の関係を維持しようとしている。
もう一度作るならこうする
もしゼロから作り直すなら、もっとシンプルに始める。最初のバージョンは6つのデータベースがあった。1週間以内に2つを統合した。分けていたことで、明確さよりも手間が増えていたから。まずは連絡先と案件だけで始めよう。やりとりログは、会話の内容を忘れるようになってから追加すればいい。プロダクトデータベースは、複数のプロダクトがあってクロスリファレンスが必要になってから追加すればいい。
それと、フォローアップビューは初日から設定する。僕は2週目に作ったんだけど、最初の1週間で2件のフォローアップを見逃して、偶然気づいただけだった。デイリーフィルタービューはシステム全体のエンジン。他はすべてストレージ。フォローアップビューが、ストレージをアクションに変える。
もし今、ほとんど使っていないCRMに課金しているなら、あるいは何らかの連絡先管理を始めたいと思いつつ、専用ツールの複雑さに二の足を踏んでいるなら、まずはNotionで作ってみてほしい。2週間試してみて。自分のやり方に合わなければ、いつでも有料ツールに戻ればいい。でもきっと、僕と同じことに気づくと思う。シンプルさは制限じゃない — それがうまくいく理由そのものなんだと。
*ここで紹介したNotion CRMのレイアウト — データベース構成、ダッシュボードテンプレート、フォローアップの仕組みを含む — は、**Creator OS（Notionテンプレート）*の一部です。あなたのワークスペースにそのまま複製できる状態で用意されており、僕がビジネス全体をNotionで運営するために使っているオペレーションシステムの他の部分も含まれています。